保存文書の誤廃棄

平塚市
担当　行政総務課　宮崎、森川
電話　0463－21－9754
 

保存文書の誤廃棄

 
　保存期間が満了していない文書（455件）を誤って廃棄したことが判明しました。適正に保存されるべき行政文書を失ったことについて、深くお詫び申し上げます。なお、当該文書は4月20日に行政総務課職員立会いの下溶解処理済みであり、個人情報等の流出はありません。
 

事故の経過

　文書保存を所管する行政総務課に引き継がれた文書について、市民課から本年9月19日に当該文書を確認したい旨の依頼がありました。行政総務課が当該文書を確認したところ、本来ならば保存されているべき当該文書が保存されていないことが判明しました。
　同日、文書保存を委託している業者に保存がされていない理由について調査を依頼しました。
　9月20日、委託業者から調査結果について次の内容の報告がありました。

• 平成27年度に行った委託業者による保存文書データの管理における不備（保存期限の未入力）
• 当時その未入力を補完するため行政総務課から委託業者に送付したデータの誤り

　行政総務課及び委託業者双方で保存状況を確認したところ、最終的に455件分の行政文書が保存期間満了前に廃棄されていたことが9月26日に判明しました。
　現在、廃棄された文書の内容等について確認しています。
 

事故の原因

• 行政総務課における「委託業者に送付した修正データ」及び「委託業者から送付された文書保存状況データ」の確認不足
• 行政総務課及び委託業者双方のデータ管理体制の不備 

誤廃棄した文書

　別紙のとおり
 

再発防止策

　行政文書の管理の重要性を再認識し、次のとおり対応するとともに、なお一層緊張感を持って慎重に事務処理を行うよう努めてまいります。

1. 行政総務課及び委託業者双方が文書保存に係る関係データの確認を徹底します。
2. 委託業者に依頼した業務についての履行の確認を徹底します。
3. 行政総務課及び委託業者双方で本事案の原因を誘発した事由を徹底的に究明し、再発防止に向け体制を整備します。