個人情報を含む補助金手続書類を紛失

平塚市
担当　環境政策課環境政策担当　清水
電話　0463－21－9762
 

個人情報を含む補助金手続書類を紛失

 

経緯

　平成25年3月28日、環境政策課職員が、キャビネット内に保管されているフォルダーを確認したところ、3月18日に事務処理をした太陽光発電システム設置費補助金の交付決定通知書3件が未発送の状態で残っていたことに気づきました。確認したところ、交付決定を行うための市作成文書と市民から提出のあった申請書類一式が見当たりませんでした。
　3月29日、30日、課内を捜したが書類は発見できませんでした。
　紛失した3件の申請者に対し職員が4月3日までに直接自宅へ伺い、謝罪し、書類の再提出をお願いしました。
　補助金交付手続きが済み次第、再度説明し、謝罪します。
 

紛失した個人情報の内容

　住所、氏名、電話番号、補助金額、工事の領収書の写し、金額の内訳、契約書の写し、東京電力からの通知（電力受給契約）など
 

今後の対応

• 必要な書類が整い次第、補助金の交付手続きを進めます。
• 個人情報及び書類の管理に対する指導を徹底します。
   

再発防止策

　決裁事務を行う際に、決裁中、決裁後に決裁件数及び氏名の確認を行うとともに、確実にキャビネットに保管します。