平塚市避難行動要支援者支援制度の同意確認通知を誤送付

平塚市
担当　災害対策課　災害対策担当　古田、西山
電話　0463－21－9734
 

平塚市避難行動要支援者支援制度の同意確認通知を誤送付

  
　平塚市避難行動要支援者支援制度の施行に伴う旧制度登録者3,229人への案内に際し、氏名が記載された登録者11人の書類を、誤って別の登録者に送付するミスが判明しました。
　誤って送付した登録者には、電話および訪問により謝罪の上、誤った書類を回収し、正しい書類を渡しました。
 

避難行動要支援者支援制度の概要

　災害時に一人で避難することが困難で支援が必要な方（避難行動要支援者）が自身の情報を事前に市へ登録し、市が登録された情報を地域関係者（民生委員児童委員・自治会等）に提供することで、災害時に地域において、避難行動要支援者の安否確認や避難支援などの必要な支援を行うための体制を整えるための制度です。
　今年度から登録情報の提供先に平塚市消防本部、平塚警察署、高齢者よろず相談センター等を追加し、新制度として運用しています。
 

経過　　

　旧制度登録者が新制度に継続して登録するためには、「平塚市避難行動要支援者支援制度届出書兼同意書」（以下、同意書）を市に提出していただく必要があるため、6月24日に旧制度登録者3,229人へ同意書を含めた案内を発送しました。
　6月25日午前11時30分頃、市民Aから、送付された封筒に市民B宛ての同意書が入っていた、と連絡がありました。
　この連絡を受けて、調査したところ、登録者11人の同意書について、別の登録者宛ての封筒に封入し、発送していたことが判明しました。
 

同意書に記載された個人情報の内容

　氏名
 

原因

　封筒、依頼文書および同意書の3点に氏名が印刷されていたが、封入時の確認が十分でなかったため。
 

再発防止策

　宛名との照合を複数人で行うなど、チェック体制の強化、徹底を図ります。
　封入する書類への個人情報の印刷は、最小限にとどめます。